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机密文件的打印、复印与传真

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对业务成功至关重要的商业秘密除了电子数据之外,也有纸张数据,它们的安全同样不能忽视。因此,我们需要了解一些保障打印、复印和传真的文件的安全的方法。

如果打印、复印或传真机中的文件落入不法份子的手中,我们可能会受到欺诈,甚至身份失窃。除此之外,新型的数字影印机,实际上是可以联网的计算设备。智能化的“一体机”便是如此,它们集复印、打印、扫描、传真以及电子邮件等功能于一体,有硬盘存储器和网络接口。您了解它们面临的安全威胁吗?

您可能听说过第一次海湾战争期间,伊拉克采购的打印机被美国植入了后门芯片的故事了吧?其实,一些不法分子在打印机等办公设备中安装窃密装置,已成为其重要的窃密手段和渠道,对此必须警钟长鸣。特别是对于涉密行业,文印设备的采购、配置、管理、维护和报废都有严格的控制流程,但是仍然需要我们在使用过程中注意信息保密。

文印设备安全使用提醒:

  • 大型办公室里往往会有很多人共用一台打印机或复印机,留在机器中的未能及时取走的涉密文件可能会被其他同事误拿,进而造成涉密信息泄漏。

  • 此外,办公室入侵者可能会到文印区域寻找有价值的信息,所以请立即取走被打印、复印或传真出来的涉密文件,以及原稿。

  • 大型的组织机构都有涉密信息回收处理设备,将不再有必要的信息丢进涉密回收桶或通过碎纸机粉碎,不要随意丢弃到垃圾桶中。

  • 如果碰到卡纸的情况,请留在机器前,直至涉密文件被取出。

  • 在常规情况下,尽量避免打印敏感或涉密文件。如果一定要打印,则尽可能使用“安全打印”功能,如果没有这一功能,则在打印后第一时间立即取走。

  • 涉密传真的收发应该和对方约好时间,在准备和完成传真后和对方进行确认,传真收发过程中则需要一直守候在传真机前。

看完了这篇教程,您有什么收获和建议吗?欢迎和我们联系,谈谈您的想法。

 
 
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